Áreas de conocimiento PMI
AEAE 2: Gerenciando la ejecución del
proyecto
1. ¿Qué debo considerar para que el
proyecto tenga una comunicación efectiva entre todos los Stakeholder?
El principal objetivo de comunicación del proyecto es
asegurarse de generar información con la calidad y en la cantidad adecuada, y
que llegue en el momento preciso a los diferentes interesados (stakeholders).
El principal responsable de este proceso es el gerente del
proyecto y tiene como responsabilidad elaborar e implementar la matriz de
comunicaciones. Esta matriz debe responder a las necesidades de los interesados
(stakeholders) del proyecto y establecer qué información y con qué frecuencia
se les hará llegar.
}La matriz de
comunicaciones tiene una descripción de toda la información que se debe
comunicar a los distintos interesados (stakeholders) del proyecto, así como
quiénes serán los responsables de recolectarla, editarla y distribuirla. Este tema
debe costearse ya puede generar costos importantes.
La distribución de la información va más allá del acto de
proporcionarla ya que incluye pasos para asegurar que los receptores la
recibieron y la entendieron. Esto es importante, especialmente, cuando se
desarrollan reportes para los financiadores del proyecto o informes para
cumplir con normatividades locales.
2. ¿Qué elementos debo
tener en cuenta para saber el recurso humano que necesito para llevar a cabo la
ejecución del proyecto?
La matriz de asignación
de responsabilidades (MAR), también conocida como RAM (del inglés
Responsibility Assignment Matrix), es una de las herramientas más útiles en la
gestión de los recursos humanos que involucra el proyecto. Esta conecta el
organigrama del proyecto con la EDT para asegurarse de que todos y cada uno de
los componentes de los paquetes de trabajo sean asignados a alguna persona en
el organigrama.
3. De acuerdo al Project Management Institute (PMI) cuales son las 10
áreas de conocimiento para la gestión de proyectos
- Gestión
de la integración: implica tomar decisiones
referidas a la asignación de recursos, balancear objetivos y manejar las
interdependencias entre las áreas de conocimiento.
- Gestión
del alcance: incluye aquellos procesos
requeridos para garantizar que el proyecto cuente con todo el trabajo
necesario para completarlo exitosamente. Su objetivo principal es definir
y controlar qué se incluye y qué no es incluye en el proyecto.
- Gestión
del tiempo: incorpora los procesos
necesarios para administrar la finalización del proyecto a tiempo. Estos
procesos son: definición de las actividades, establecer las secuencias de
las actividades, estimar los recursos de las actividades, programar la
duración de las actividades, y desarrollar y controlar el cronograma.
- Gestión
de los costos: contiene los procesos
relacionados con estimar, presupuestar y controlar los costos de tal
manera que el proyecto se ejecute con el presupuesto aprobado.
- Gestión
de la calidad: aquí se encuentran los
procesos y actividades que determinan responsabilidades, objetivos y
políticas de calidad para que el proyecto sea ejecutado
satisfactoriamente.
- Gestión
de los recursos humanos: se
consideran los procesos relacionados con la organización, gestión y
conducción del equipo del proyecto. Este equipo es conformado por las
personas a quienes se les asigna roles y responsabilidades para completar
el proyecto.
- Gestión
de las comunicaciones: implementa los procesos
necesarios mediante los cuales se busca que la generación, recopilación,
distribución, almacenamiento, recuperación y disposición final de la
información del proyecto sean adecuados y oportunos.
- Gestión
de los riesgos: aquí se desarrollan los
procesos relacionados con la planificación de la gestión, la
identificación, el análisis, la planificación de respuesta a los riesgos,
así como su monitoreo, control y minimización en un proyecto.
- Gestión
de las adquisiciones: abarca los procesos de compra
o adquisición de los insumos, bienes y servicios que se requiere para
hacer realidad el proyecto.
- Gestión
de los interesados: desarrolla los procesos que
hacen posible la identificación de las personas, grupos u organizaciones
que pueden afectar o ser afectados por el proyecto. Se busca conocer y
evaluar las expectativas de los interesados y su impacto en el proyecto.
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