Gestión y monitoreo de las comunicaciones

AEAE 2: Gestionando y monitoreando las comunicaciones del proyecto.

María Patricia Lopera C.

¿Qué diferencia el proceso de gestión del de monitoreo de las comunicaciones?

GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES: garantizar que la recopilación, creación, distribución, almacenamiento, recuperación, gestión, monitoreo y disposición final de la información del proyecto sean oportunos y adecuados, permite un flujo de información eficaz y eficiente entre el equipo del proyecto y los interesados. Este proceso se lleva a cabo a lo largo de todo el proyecto. El proceso Gestionar las Comunicaciones identifica todos los aspectos de una comunicación eficaz, incluida la selección de tecnologías, métodos y técnicas adecuados. Además, debería permitir que haya flexibilidad en las actividades de comunicación, permitiendo ajustes de los métodos y técnicas para dar cabida a las necesidades cambiantes de los interesados y del proyecto.

MONITOREAR LAS COMUNICACIONES:  es el proceso de asegurar que se satisfagan las necesidades de información del proyecto y de sus interesados. El beneficio clave de este proceso es el flujo óptimo de información tal como se define en el plan de gestión de las comunicaciones y el plan de involucramiento de los interesados. Este proceso se lleva a cabo a lo largo de todo el proyecto.

¿Qué entradas requieren los procesos de gestión y monitoreo?

ENTRADAS PROCESO GESTIÓN

1.Plan para la dirección del proyecto

Plan de gestión de los recursos

Plan de gestión de las comunicaciones

Plan de involucramiento de los interesados

2.Documentos del proyecto

Registro de cambios

Registro de incidentes

Registro de lecciones aprendidas

Informe de calidad

Informe de riesgos

Registro de interesados

3.Informes de desempeño del trabajo

4.Factores ambientales de la empresa

5. Activos de los procesos de la organización

ENTRADAS PROCESO MONITOREO

.1 Plan para la dirección del proyecto

• Plan de gestión de los recursos

• Plan de gestión de las comunicaciones

• Plan de involucramiento de los interesados

2 Documentos del proyecto

• Registro de incidentes

• Registro de lecciones aprendidas

• Comunicaciones del proyecto

3 Datos de desempeño del trabajo

4 Factores ambientales de la empresa

5 Activos de los procesos de la organización

¿Qué herramientas y técnicas se requiere para gestionar y cuáles para monitorear?

herramientas y técnicas se requiere para GESTIONAR

.1 Tecnología de la comunicación

.2 Métodos de comunicación

.3 Habilidades de comunicación

• Competencia comunicativa

• Retroalimentación

• No verbal

• Presentaciones

.4 Sistema de información para la dirección de proyectos

.5 Presentación de informes del proyecto

.6 Habilidades interpersonales y de equipo

• Escuchar de forma activa

• Gestión de conflictos

• Conciencia cultural

• Gestión de reuniones

• Creación de relaciones de trabajo

• Conciencia política

.7 Reuniones

herramientas y técnicas se requiere para MONITOREAR

.1 Juicio de expertos

.2 Sistema de información para la dirección de proyectos

.3 Análisis de datos

• Matriz de evaluación de la participación de los Interesados

.4 Habilidades interpersonales y de equipo

• Observación/conversación

.5 Reuniones

¿Cuáles serían las salidas importantes?

SALIDAS GESTIONAR

.1 Project communications

.2 Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto

.3 Actualizaciones a los documentos del proyecto

.4 Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización

 SALIDAS MONITOREAR

.1 Información de desempeño del trabajo

.2 Solicitudes de cambio

.3 Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto

• Plan de gestión de las comunicaciones

• Plan de involucramiento de los interesados

.4 Actualizaciones a los documentos del proyecto

• Registro de incidentes

• Registro de lecciones aprendidas

• Registro de interesados