La comunicación en los proyectos

AEAE 2: Planificando las comunicaciones.

María Patricia Lopera Calle

Mayo 2019

¿Por qué la comunicación es fundamental en los proyectos?

Porque una comunicación efectiva es garante de proyectos exitosos. Según Rajkumar, S. (2010). La gestión de la comunicación es la sangre vital de un proyecto.

La Gestión de las Comunicaciones del Proyecto incluye los procesos requeridos para asegurar que la planificación, recopilación, creación, distribución, almacenamiento, recuperación, gestión, control, monitoreo y disposición final de la información del proyecto sean oportunos y adecuados.

¿Cómo puede entenderse un proceso de comunicación efectivo?

Para que un proyecto sea exitoso, es necesario implementar un proceso de gestión de la comunicación, que logre que quien transmite el mensaje lo haga de modo claro y entendible para su interlocutor, sin que genere confusión, dudas o interpretaciones erróneas. Para esto es importante que el gerente del proyecto y su equipo de trabajo identifique quien necesita información, que tipo de información requiere, por medio de cual canal de comunicación, en que momento entre otros aspectos. Para esto el autor del artículo referente Rajkumar, S., propone 4 pasos, así: los cuales deben ser realizados por el gerente del proyecto.

1. Determinar el número de canales de comunicación posibles, utilizando la siguiente formula: N(N-1) /2.

2.   Identificar las partes interesadas

3.   Determinar qué información necesitan

4.   Identificar con qué frecuencia la necesitan

 ¿Qué insumos se requiere para hacer un plan de comunicaciones efectivo?

·         Una tabla informal con una lista de las partes interesadas del proyecto, sus funciones en la empresa y la frecuencia, el formato y el canal de comunicación, el estilo de comunicación preferido, la disponibilidad de las partes interesadas, la información de contacto.

·         Información sobre lo que se va a comunicar

·         La estructura de la comunicación: donde se originará la información, a quien se enviará, y medio se utilizará.

·         Listado de horarios pertinentes para el envío de la información

·         Métodos para el feedback de la información

·         Glosario del proyecto

·         Un plan de actualización o mejoramiento

  ¿Según el texto, ¿Cuáles son los pasos para una comunicación efectiva?

·         Identificar los requisitos de la comunicación

·         Identificar las 5W (porqué, qué, cuándo, dónde y quién (1H: (cómo).

·         Identificar y acomodar los factores ambientales de la empresa.

·         Identificar los activos del proceso organizacional.

   ¿Cuáles pueden ser las principales dificultades?

1.    Políticas: juegos de poder en la organización, que se interpongan entre el dialogo y perjudiquen los intereses del proyecto.

2.    Culturales: divergencia de actitudes entre las partes interesadas.

3. Lingüísticas: mala interpretación de la jerga especializada entre los actores del proyecto lo que conduce a una comunicación incompleta.

¿En qué consiste las 5W?

La fórmula de las 5W es conocida como la forma más sencilla y completa de presentar la información de un proyecto. Como estrategia consiste en responder las siguientes 5 preguntas relacionadas con la gestión de la comunicación en un proyecto:

·   QUIÉN necesita ser comunicado, se deben buscar a las personas que se interesan por el proyecto, a quién nos dirigimos, para poder ajustar el mensaje y llegar a quien nos interese.

·  LO QUE necesita ser comunicado, que información se va a comunicar y a quien, ¿Qué mensaje queremos lanzar y en qué formato?

· CUANDO se debe comunicar, línea del tiempo de la comunicación, Hay que saber en qué momento tenemos a nuestra audiencia más receptiva para lanzar el mensaje en su franja horaria.

·  DONDE se debe comunicar, ¿Es un post, una infografía o un vídeo? Es necesario tener claro qué tipo de contenido vamos a distribuir para elegir el canal apropiado.

· PORQUE LA COMUNICACIÓN de información es esencial y en qué nivel es importante, ¿Lo que contamos es realmente útil para el usuario? ¿Por qué? En la era de la información, es la audiencia quien decide y ha decidido que quiere contenido de calidad.